¿Organizas el mismo evento cada año y te preguntas cómo mantener a tu público interesado y comprometido? ¿Quieres asegurarte de que quienes ya han asistido vuelvan una y otra vez?
Entonces necesitas una estrategia clara de email marketing para eventos recurrentes. No se trata solo de enviar correos sueltos, sino de construir una comunicación coherente, bien programada y con un objetivo claro: llenar tu evento y fidelizar asistentes.
En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacerlo: qué mensajes enviar, cuándo enviarlos y cómo aprovechar al máximo herramientas como Entrapolis.
Por qué usar email marketing en eventos que se repiten
Si tu evento se celebra cada año (o varias veces al año), tienes una ventaja competitiva muy valiosa: una base de datos de personas que ya han demostrado interés: tu PÚBLICO. Ignorar esa información es desperdiciar una oportunidad.
Ventajas del email marketing para eventos recurrentes:
- Te permite mantener el contacto entre ediciones.
- Puedes generar anticipación y aumentar la tasa de repetición.
- Ofreces promociones exclusivas a quienes ya confiaron en ti.
- Reduces costes de publicidad: el email es muy rentable.
El calendario ideal: cuántos correos enviar y cuándo hacerlo
El error más común es enviar solo un correo, demasiado tarde o sin contexto. En su lugar, te proponemos un plan de email marketing para eventos dividido en tres fases: antes, durante y después del evento.
Fase 1: Antes del evento
Objetivo: generar expectativa, informar y facilitar la conversión.
- Correo de “guarda la fecha”
Asunto sugerido: “¡Ya tenemos fecha! Sé el primero en enterarte”
Informa que el evento regresa.- Activa la curiosidad.
- Invita a marcar la fecha en el calendario.
- Correo de apertura de venta de entradas
Asunto sugerido: “Entradas ya disponibles: empieza la cuenta atrás”- Presenta la nueva edición.
- Enumera novedades respecto al año anterior.
- Incluye botón de compra destacado.
- Correo de última semana o cuando quedan pocas entradas
Asunto sugerido: “¡Últimas plazas disponibles!”- Refuerza el FOMO (miedo a quedarse fuera).
- Incluye testimonios, imágenes o vídeos de la edición pasada.
Fase 2: Días previos al evento
Objetivo: mantener el entusiasmo y evitar dudas logísticas.
- Correo de recordatorio + bienvenida (2-3 días antes)
Asunto sugerido: “Todo listo para [Nombre del Evento]”- Repetir detalles importantes: ubicación, horarios, qué llevar, recomendaciones.
- Si aplica: cómo acceder, plano, etc.
- Añadir mensaje de bienvenida personalizado.
Fase 3: Después del evento
Objetivo: cerrar bien la experiencia, recoger feedback y preparar futuras ediciones.
- Correo de agradecimiento y valoración (24-48 h después)
Asunto sugerido: “¡Gracias por venir! ¿Nos ayudas a mejorar?”- Agradecimiento.
- Enlace a formulario de valoración.(En Entrapolis se envía automáticamente con el PLAN BASE y el PLAN PRO)
- Correo de pre-inscripción (2-3 semanas después)
Asunto sugerido: “¿Quieres repetir? Ya puedes comprar la entrada para el siguiente evento”- Cierra el ciclo generando base para el año siguiente.
- Ideal si ya tienes fecha o edición confirmada.
- Ofrece beneficios por apuntarse pronto (precio, acceso prioritario…).
Truco Entrapolis: si tienes el Plan PRO, puedes segmentar la base de asistentes del año anterior y lanzar tu campaña solo para ellos. ¡Es una de las formas más efectivas de fidelizar y llenar rápido!
Emails con valor: no solo vendas
Tus correos no deben ser solo una lista de precios. Cada email debe aportar algo:
- Inspiración (testimonios, fotos de la edición anterior).
- Práctico (info útil, mapas, enlaces).
- Exclusividad (promos, ventajas solo por email).
Combina correos promocionales con contenido interesante para mantener el interés.
Incentiva la repetición: descuentos para asistentes fieles
Con el Plan PRO de Entrapolis puedes segmentar la base de asistentes del año anterior y enviar campañas exclusivas solo para ellos. Además, puedes premiar su fidelidad con:
- Descuentos especiales.
- Acceso anticipado a la venta.
Estas acciones fortalecen el vínculo con tu comunidad y aumentan la retención edición tras edición. Esto no solo aumenta la tasa de compra, sino que también hace sentir al asistente parte de una comunidad.
Solo se podrán enviar este tipo de mensajes si están relacionados con el evento comprado. Además, por ley, no se pueden usar para promocionar otros eventos si el asistente no ha dado su permiso para recibir publicidad del organizador.
Organizar eventos es mucho más que gestionar entradas. Si quieres crear una relación duradera con tu audiencia y consolidar tu evento, el email marketing es una herramienta imprescindible.
Con una buena planificación, mensajes bien pensados y la ayuda de plataformas como Entrapolis, puedes convertir tu lista de contactos en tu mejor canal de venta y fidelización.
¿Preparado para profesionalizar tu comunicación y hacer crecer tu evento año tras año? El momento de empezar es ahora.
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