Sabem que ser organitzador de qualsevol mena d’esdeveniment pot resultar una tasca difícil. Està bé creure’ns que el nostre esdeveniment és únic i irrepetible. I així pot ser! Tot dependrà de la nostra dedicació i l’enfocament que li donem. A Entrapolis volem facilitar-te les eines perquè el teu esdeveniment sigui tot un èxit i evitar els típics errors.
Arranquem!
1. No definir una estratègia de comunicació i difusió
Error:
Tant si fem una comunicació escassa com una comunicació poc efectiva, no aconseguirem arribar al target de l’esdeveniment. D’aquesta manera no aconseguirem donar a conèixer el nostre esdeveniment correctament.
Solució:
Crear una estratègia amb calendari promocional per planificar les accions de màrqueting i publicitat, conèixer els canals de difusió adequats, especificar a quins mitjans de comunicació informarem sobre el nostre esdeveniment (mitjans locals, comarcals, etc.), redactar correus electrònics, també coneguts com a newsletters, per exemple, invitacions, confirmacions de compra o recordatoris d’última hora o planificar esdeveniment.
Esprem al màxim totes les eines que t’ofereix internet, veuràs com els resultats arribaran!
2. Oblidar el públic objectiu
Error:
Un gran error que veiem amb freqüència a l’organització d’esdeveniments és no tenir detallat o no conèixer el nostre públic objectiu. Voler arribar a tots els usuaris és sinònim de no arribar a ningú. Això és un grandíssim error!
Solució:
Descriure i conèixer el públic al qual ens volem adreçar ens ajudarà a tenir més interacció i un feedback més positiu cap al nostre esdeveniment. Els resultats arribaran abans i l’esforç previ de planificació de publicacions serà més efectiu.
De què ens serveix que arribi informació d’un festival techno a un amant de l’òpera?
3. Difícil accés a la informació de l’esdeveniment
Error:
En quantes ocasions ens hem trobat què volem assistir a un esdeveniment, però se’ns fa complicat trobar-hi informació? Quan un interessat al nostre esdeveniment no troba la informació fàcilment és possible que estiguem perdent assistents i alhora creant una mala imatge sobre nosaltres.
Solució:
Les xarxes socials adequades són un gran aliat per donar a conèixer el nostre esdeveniment i facilitar la informació i els canvis d’última hora. Tenir actualitzades, interaccionar amb els usuaris, crear contingut atractiu i clar facilitarà l’accés a la informació del nostre esdeveniment.
Amb l’eina de gestió d’entrades o inscripcions online, Entrapolis, podràs compartir el teu esdeveniment a les xarxes socials i pàgines web que vulguis.
Important! Estudia el teu target per conèixer quines xarxes socials utilitzar i els horaris més efectius per publicar.
4. No establir objectius i oblidar l’estratègia
Error:
Si no tenim objectius definits ni una estratègia d’actuació o encara pitjor, si els tenim i no els fem servir, el més probable és que el nostre esdeveniment no arribi a aconseguir l’èxit desitjat.
Solució:
Per gestionar un esdeveniment amb efectivitat cal establir uns punts claus per actuar i que responguin a les nostres necessitats. És fonamental que tinguem clar quins són els objectius i què volem assolir amb l’esdeveniment.
Un cop tinguis establert els teus objectius, és moment de donar format al teu esdeveniment!
5. No innovar
Error:
Realitzar una còpia d’una estratègia o fórmula que ens ha funcionat amb un altre esdeveniment és un error. Els assistents busquen noves accions i experiències. No sempre allò que ha funcionat ens pot tornar a funcionar.
Solució:
Hem d’innovar i adequar la nostra estratègia a l’esdeveniment que estem organitzant. Sorprendre l’assistent tan prèviament, durant o després de l’esdeveniment és una fórmula excel·lent per diferenciar-nos d’altres organitzadors. Si els assistents reben informació i tenen present l’esdeveniment serà sinònim d’èxit.
En definitiva, hem de generar interès!
6. Improvisar
Error:
Un dels errors més habituals dels organitzadors és caure en la improvisació. Quan ens comencem a quedar sense temps per organitzar bé les coses, solem solucionar-les sobre la marxa, aquesta manera de funcionar sol generar molts problemes.
Solució:
Per evitar costi el que costi la improvisació és fonamental planificar els detalls amb antelació, detallar cada tasca, especificar el responsable de la seva execució i la data que hauria d’estar acabada ens solucionarà molts problemes futurs.
La coordinació i la comunicació amb tot l’equip és essencial!
7. No fer una anàlisi post-esdeveniment
Error:
Si penses que després de l’esdeveniment ja està tot fet… Error! Pels assistents podria ser sinònim de poca atenció. I nosaltres no volem això, oi? Nosaltres volem que es parli del nostre esdeveniment, conèixer les opinions dels assistents, agrair-los la seva presència…
Solució:
És molt important que dediquis recursos a elaborar un informe detallat amb les conclusions i els punts de millora del teu esdeveniment per a pròximes ocasions. Conèixer el grau de satisfacció dels assistents a través de comunicacions directes també us ajudarà a millorar els vostres punts febles i potenciar els forts.
Ara ja coneixeu els errors que poden provocar que el vostre esdeveniment no tingui èxit i els recursos per evitar-los! Estàs preparat per començar a crear un esdeveniment amb Entrapolis? Descarregueu-vos la nostra guia per aconseguir organitzar un esdeveniment d’èxit!
Deixa un comentari