Organitzar un esdeveniment gratuït té molts avantatges: facilita la captació de públic, augmenta la visibilitat i pot ser un primer pas per fidelitzar nous assistents. Tot i això, hi ha un problema recurrent que molts organitzadors coneixen massa bé: molta gent s’hi apunta, però després no apareix.
Aquest fenomen, conegut com a no show, pot suposar una gran pèrdua de recursos i energia. La bona notícia? Hi ha estratègies simples i eficaces per reduir dràsticament el nombre d’absències. En aquest article us expliquem 8 accions que podeu aplicar des d’ara mateix, moltes d’elles 100 % compatibles amb Entrapolis.
1. Envia recordatoris automàtics
Moltes persones s’inscriuen amb antelació i després simplement obliden. Enviar recordatoris automàtics per WhatsApp, correu o fins i tot SMS pot augmentar considerablement l’assistència.
Quan enviar-los:
- 3 dies abans de l’esdeveniment
- 1 dia abans
- El mateix dia, unes hores abans
2. Demana confirmació d’assistència
Demana als inscrits que confirmin l’assistència uns dies abans de l’esdeveniment i així sabràs amb antelació quantes persones realment planegen venir o bé que alliberin la seva inscripció si finalment no hi poden assistir perquè altres persones puguin inscriure’s i assistir-hi.
A Entrapolis podreu consultar quines persones han alliberat la vostra entrada o inscripció gratuïta.
3. Activa una llista d’espera dinàmica
Quan s’esgoten les places d’un esdeveniment, no deixeu el formulari tancat. En el seu lloc, activa una llista d’espera: les persones interessades s’hi apunten, i si algú es dona de baixa, se’ls ofereix la seva plaça.
4. Entrada amb fiança
Fes servir fiances simbòliques reemborsables.
Una tècnica molt efectiva consisteix a cobrar una petita fiança (2 €–5 €) en inscriure’s. Aquesta quantitat es torna en assistir a l’esdeveniment o en cancel·lar amb antelació.
La fiança no busca recaptar diners, sinó filtrar els qui realment tenen intenció d’assistir-hi i augmentar el compromís de la persona que s’inscriu. Els resultats solen ser espectaculars: els no xous es redueixen a la meitat o menys.
5. Ofereix incentius per assistir-hi
I si premiessis l’assistència? Algunes idees:
- Sortejos exclusius per als assistents
- Regals simbòlics al final de l’esdeveniment
- Accés prioritari a pròxims esdeveniments
Encara que l’esdeveniment sigui gratuït, el fet de “guanyar alguna cosa” genera un compromís més gran.
6. Reforça el valor de l’esdeveniment
Una de les causes més comunes del no xou és la percepció que “com és gratis, no passa res si no hi vaig”. Evita’l comunicant bé el valor real de l’esdeveniment:
- Què aprendran els assistents?
- Qui són els ponents?
- Quins testimonis o resultats ha tingut en edicions anteriors?
No venguis que és gratis, ven per què val la pena assistir-hi.
7. Limiteu les inscripcions per usuari i sempre vàlida l’assistència.
Evita que la mateixa persona s’apunti a diversos esdeveniments “per si de cas” o “faci acaparament d’entrades” i després decideixi a última hora. Algunes estratègies:
- Limitar el nombre d’inscripcions per correu electrònic
- Revisió manual o validació posterior
- Sol·licitar confirmació obligatòria abans de l’esdeveniment
En esdeveniments amb places limitades, aquest control pot marcar la diferència.
Per aquests motius, encara que l’esdeveniment sigui gratuït, Entrapolis sempre recomana validar les entrades dels teus esdeveniments, això et permetrà conèixer millor el teu públic, saber realment qui assisteix quan s’inscriu als esdeveniments gratuïts i fins i tot podries plantejar-te vetar-lo si és reincident a inscriure’s i no assistir-hi perquè ocupa una plaça a la qual mai no assisteix.
8. Aprèn amb enquestes post-esdeveniment
Preguntar als qui no hi van assistir pot ajudar-te a detectar patrons:
- Era mala hora?
- Va faltar informació?
- Es van oblidar?
Fes servir eines com Google Forms o Typeform. Conèixer millor la teva audiència et permetrà organitzar esdeveniments més efectius en el futur.
Com podeu veure, reduir les absències en esdeveniments gratuïts és possible. No es tracta de fer miracles, sinó aplicar una combinació d’estratègies intel·ligents que augmentin el compromís real.
Comença provant una o dues tècniques, i veuràs com millora l’assistència als teus esdeveniments. A Entrapolis et donem les eines perquè puguis implementar-les de manera senzilla, sense complicar-te.
📢 Organitzes esdeveniments gratuïts?
Descobreix com millorar la taxa d’assistència amb Entrapolis. 👉 Crea el teu esdeveniment gratuït i comença a aplicar aquestes estratègies avui mateix.
Deixa un comentari