T’ha passat alguna vegada que organitzes un esdeveniment gratuït, s’omple tant que fins i tot podries obrir la llista d’espera … i a l’hora de la veritat apareix menys de la meitat del públic? Aquesta situació és més habitual del que sembla. De fet, ja en vam parlar en aquest article sobre com reduir absències en esdeveniments gratuïts, on compartíem algunes estratègies pràctiques.
Però avui volem aprofundir en una solució especialment eficaç: les entrades amb fiança.
En aquest article us expliquem de forma clara i pas a pas què són, com funcionen i per què poden marcar la diferència en l’assistència real als vostres esdeveniments. Si organitzes activitats gratuïtes, això t’interessa (molt).
Per què les entrades gratuïtes de vegades no funcionen?
Els esdeveniments gratuïts són una eina meravellosa per atraure públic, generar comunitat i donar visibilitat a la teva proposta. Però també tenen un problema: la manca de compromís real.
Quan algú apunta a un esdeveniment gratuït, no sempre sent l’obligació d’assistir-hi. Al cap i a la fi, no ha pagat res. I si aquell dia sorgeixen imprevistos, l’esdeveniment sol ser el primer que es cancel·la a la seva agenda.
Aquest comportament provoca el que es coneix com a “no-show” : persones que reserven però no acudeixen. I per a tu, com a organitzador, això suposa cadires buides, pèrdua d’oportunitats i una mala planificació de recursos o directament llençar diners.
Què són les entrades amb fiança?
Una entrada amb fiança és una reserva que implica el pagament d’una quantitat econòmica simbòlica. Aquesta fiança es torna automàticament si la persona assisteix a l’esdeveniment.
✔️ És a dir: no és una entrada de pagament, sinó una garantia de compromís.
Aquest sistema combina el millor de dos mons:
- L’accés gratuït a l’esdeveniment
- El compromís d’anar-hi perquè hi ha diners en joc
Com funcionen les entrades amb fiança a Entrapolis?
A Entrapolis pots activar les entrades amb fiança de manera molt senzilla. De moment no hi ha una forma autònoma de generar esdeveniments que tinguin entrades amb fiança, però ja tenim uns quants casos d’èxit funcionant i que han repetit, per tant, si vols provar-ho no dubtis a contactar amb nosaltres.
El procés de compra és el mateix que a qualsevol altre esdeveniment. La diferència és que l’assistent sap que si hi va, recuperarà els diners. I si no, perdrà aquesta petita quantitat que ja deu haver pagat per la seva entrada.
Avantatges d’usar esdeveniments amb reserva i fiança
Els avantatges d’aquest sistema són molts tant per a tu com per al teu públic:
1. Redueixes el “no-show”
Quan hi ha diners en joc, encara que siguin pocs, el compromís puja. La taxa d’assistència sol augmentar de forma molt notable depenent de l’import de la fiança.
2. Planifiques millor
Sabràs amb més seguretat quanta gent vindrà i podràs ajustar recursos (espai, personal, materials…).
3. No perds inscripcions reals ni diners
Qui s’hi apunta, sol assistir-hi.
4. El públic valora més l’experiència
Encara que sigui gratuïta, la fiança fa la sensació d’esdeveniment de qualitat. Millora la percepció i compromís de l’assistent.
Quan té sentit fer servir entrades amb fiança?
No tots els esdeveniments són iguals, i per això les entrades amb fiança poden ser una eina útil… o innecessària, segons el cas. La clau és entendre bé el teu objectiu com a organitzador i el perfil del teu públic.
Fes-les servir especialment si:
- El teu esdeveniment és gratuït però amb places limitades, i necessites assegurar que qui reserva realment hi assistirà.
- Estàs oferint recursos gratuïts o amb cost per a l’organització (per exemple, càterings, materials, packs de benvinguda).
- L’assistència és clau perquè l’esdeveniment tingui sentit o funcioni correctament (tallers, formacions, sessions participatives…).
En aquests casos, la fiança actua com un compromís: qui reserva té més motius per presentar-se.
Com comunicar la fiança de forma efectiva
És important explicar amb claredat per què es demana una fiança per evitar dubtes o desconfiança. Pots dir alguna cosa com:
“Aquest esdeveniment és gratuït, però demanem una petita fiança de 5 € que es tornarà automàticament als que assisteixin. Així evitem absències i assegurem que altres persones interessades puguin aprofitar la plaça si algú no hi pot venir.”
Com més transparent siguis, millor respondrà el públic.
Casos pràctics: com ajuda la fiança en esdeveniments reals
La teoria està bé, però quan una eina funciona a la pràctica, és quan de veritat demostra el seu valor. Les entrades amb fiança ja s’utilitzen amb èxit en esdeveniments reals, i un exemple és el del programa “Nits d’Estiu Jove” de l’Ajuntament de Cerdanyola del Vallès.
Quin problema tenien abans?
Els joves reservaven entrada per als concerts o activitats, s’esgotaven totes les places…però després molts no es presentaven. Això generava frustració i complicacions:
- L’esdeveniment semblava ple en inscripcions, però quedaven places buides.
- L’organització havia de dedicar temps a trucar als inscrits per confirmar si realment vindrien.
- Tot aquest esforç suposava una pèrdua de temps i recursos.
Quina solució van aplicar?
Des de fa dos anys, l’equip organitzador va decidir implementar el sistema d’entrades amb fiança mitjançant Entrapolis.
Gràcies a aquesta mesura, van aconseguir:
- Reduir dràsticament les absències.
- Evitar trucades i gestions innecessàries.
El resultat: millor planificació, més eficiència i un públic més compromès.
Aquest és només un exemple de com una petita acció (com demanar una fiança simbòlica) pot millorar tota l’experiència, tant pels que hi assisteixen com pels que organitzen.
Dubtes freqüents sobre les entrades amb fiança
I si algú no pot venir per causa més gran?
L’organitzador pot decidir si torna la fiança en casos justificats. Quan es tornen els diners? Normalment, els dies següents a l’esdeveniment.
Això genera desconfiança en els usuaris?
Al contrari. Si s’explica bé, els usuaris entenen que és una mesura de compromís, no pas de lucre.
Si vols evitar absències en esdeveniments gratuïts, les entrades amb fiança són una solució eficaç, senzilla i ben valorada.
A Entrapolis pots utilitzar-les si tens el PLA PRO o ENTERPRISE i adaptar-les a les necessitats de la teva activitat, contacta amb nosaltres.
Recorda! Quan les persones es comprometen de debò, el teu esdeveniment millora. Més assistents, més valor i millor experiència per a tothom. Comença avui a provar les entrades amb fiança amb els teus esdeveniments gratuïts i veuràs la diferència en els pròxims esdeveniments.
Deixa un comentari