Tot està llest: el cartell publicat, les entrades venudes, el personal preparat… però de sobte alguna cosa canvia. Pluja inesperada? Un artista que cancel·la a última hora? Un canvi d’horari per causes logístiques?
Qualsevol persona que hagi organitzat un esdeveniment sap que els imprevistos existeixen. Però el que marca la diferència no és evitar-los (perquè de vegades són inevitables), sinó com els gestiones i, sobretot, com els comuniques. Perquè una bona comunicació pot convertir un problema en una oportunitat per demostrar professionalitat.
T’expliquem pas a pas com gestionar canvis d’última hora en esdeveniments, quines eines pots fer servir per comunicar sense estrès i per què comptar amb un pla B ben definit pot salvar la teva reputació.
La importància d’anticipar-se (fins i tot al que és inesperat)
Encara que no podem preveure-ho tot, hi ha una cosa que sí és a les nostres mans: tenir un pla per quan alguna cosa no surti com estava previst. I en el món dels esdeveniments, això passa més sovint del que creiem.
Pensa en exemples senzills:
- Una tempesta en un festival a l’aire lliure.
- Un artista que cancel·la per malaltia.
- Un tall de llum que retrassa l’obertura de portes.
- Un proveïdor que arriba tard.
Tots són canvis d’última hora que, si no estan contemplats, poden generar caos. En canvi, si ja havies previst aquest “i si…?”, l’impacte es redueix molt.
Anticipar-se no és ser negatiu, és ser professional. Significa pensar en plans alternatius, preparar respostes clares i tenir canals de comunicació llestos per activar-se.
Consell útil: fes una llista dels possibles imprevistos segons el tipus d’esdeveniment i defineix un pla d’acció per a cadascun. No cal que sigui llarg: només què fer, a qui avisar i com comunicar-ho.
Tenir aquest petit document (fins i tot al mòbil) et pot salvar el dia. I, sobretot, demostra serietat i genera confiança en el teu equip, proveïdors i assistents.
Quan comunicar els canvis: el factor temps
Una de les claus per gestionar canvis d’última hora en esdeveniments és el moment en què s’informa. En comunicació de crisi, el temps ho és tot.
Com més aviat comuniquis, millor.
No esperis a tenir tots els detalls. Si ja saps que hi haurà un canvi important, com una cancel·lació o un canvi d’horari, el primer és avisar de forma clara i honesta. Després ja podràs ampliar la informació.
Hi ha tres situacions típiques:
1. Si el canvi és previsible (ex. previsió de pluja forta):
- Informa tan bon punt es prengui la decisió.
- Sigues transparent: explica per què es pren la decisió i quines són les alternatives (canvi de data, nova ubicació…).
- Agraeix la comprensió i transmet seguretat.
2. Si el canvi és sobtat (ex. fallada tècnica, artista malalt, retard en el muntatge):
- Envia un primer missatge breu i urgent per tots els canals possibles: xarxes socials, email, web de l’esdeveniment i, si en tens, WhatsApp o SMS.
- Aquest primer missatge ha d’incloure: què ha passat, com afecta el públic i quan hi haurà més informació.
- Un cop estabilitzada la situació, publica el comunicat complet i oficial.
3. Si el canvi passa durant l’esdeveniment:
- Avisa per megafonia o pantalles si n’hi ha.
- Utilitza personal del staff visible per explicar en persona què està passant.
- Reforça la comunicació a xarxes i pels mateixos canals de ticketing.
Recorda: el silenci genera incertesa. I la incertesa genera desconfiança, queixes i pèrdua de reputació.
Encara que el missatge sigui curt, el més important és que arribi a temps i pels canals adequats. Fins i tot un simple “estem treballant-hi, aviat més info” és millor que no dir res.
Quins canals utilitzar per avisar el públic
Quan hi ha canvis d’última hora, no n’hi ha prou amb publicar un post a les xarxes socials i donar per fet que tothom ho veurà. Perquè el missatge arribi a temps i al màxim de públic possible, necessites un pla multicanal.
Aquí t’expliquem com aprofitar els canals més efectius:
1. Correu electrònic o newsletter
L’email continua sent un dels canals més directes i fiables.
Avantatges:
- Ideal para explicar el canvi amb detall.
- Podeu incloure enllaços a formularis de devolució, mapes, FAQs o informació ampliada.
- Permet enviar només als assistents que han comprat l’esdeveniment o sessió afectada. Per exemple, si l’esdeveniment té diverses funcions o dies, et pots comunicar només amb els que es veuen afectats pel canvi, sense molestar la resta del públic ni generar confusió innecessària.
Consell Entrapolis:
Amb Entrapolis també pots enviar correus massius a tots els assistents. Això et permet comunicar qualsevol canvi ràpidament, sense necessitat de plataformes externes.
2. Xarxes socials
Ràpides, públiques i fàcils de compartir, les xarxes són clau per a la difusió.
Com utilitzar-les bé:
- Publica l’avís a tots els perfils actius (Instagram, Facebook, X/Twitter, TikTok…).
- Fixa el post al perfil perquè sigui el primer que es vegi.
- Fes servir stories destacades o reels curts amb text sobreimprès per millorar la visibilitat.
- Anima els assistents a compartir la publicació amb els seus contactes.
Important: no donis per fet que tothom veurà una sola publicació. Repeteix el missatge en diferents moments del dia i amb diferents formats (imatge, vídeo, text).
3. Lloc web de l’esdeveniment (si en tens)
Si tens una web pròpia o landing de l’esdeveniment, ha de ser el teu centre d’informació oficial.
Què incloure:
- Avís a la home o a una secció visible.
- Data i hora de l’última actualització (això genera confiança).
- Enllaços ràpids a tota la informació rellevant (nou horari, mapes, normes…).
- Si tens blog, pots ampliar allà els motius del canvi i resoldre dubtes freqüents.
4. Atenció presencial (si l’esdeveniment ja ha començat)
Si el canvi passa a mitja jornada, necessitaràs actuar sobre el terreny:
- Utilitza pantalles digitals o cartells impresos en punts clau.
- Informa el personal de l’esdeveniment perquè puguin explicar amb claredat el canvi.
- Col·loca persones amb armilles o samarretes identificatives que ajudin a resoldre dubtes.
Com comunicar cancel·lacions amb empatia
Les cancel·lacions frustren tant a l’organitzador com al públic. Per això, és important cuidar el to del missatge:
- Comença amb una disculpa honesta.
- Explica el motiu de forma transparent.
- Informa dels passos a seguir: devolució de diners, canvi de data, etc.
- Agraeix la comprensió.
Evita tecnicismes o excuses vagues. El teu públic agrairà que parlis clar.
Plantilla ràpida per avisos d’última hora
Aquí tens un exemple que pots adaptar segons la situació:
⚠ IMPORTANT: Canvi a l’esdeveniment [Nom de l’esdeveniment]
Per causes alienes a l’organització, hem de comunicar un canvi important: [Explica el canvi breument: canvi d’horari, cancel·lació, nova ubicació…]
Si ja tens la teva entrada, no cal que facis res / t’enviarem instruccions properament.
Sentim molt les molèsties i agraïm la teva comprensió. Estem treballant per oferir-te la millor experiència possible.
Per qualsevol dubte, pots contactar-nos a [correu o telèfon].
Què cal fer si hi ha un canvi inesperat? El protocol d’Entrapolis
Des d’Entrapolis, sabem que els canvis d’última hora poden generar molta tensió. Per això, quan un organitzador s’enfronta a una cancel·lació, li donem una sèrie de pautes clares per actuar amb rapidesa i reduir l’impacte.
Aquest és el protocol bàsic que recomanem:
1. Atura la venda immediatament
El primer i més urgent és pausar la venda d’entrades. Això evita que segueixi entrant públic mentre resols la situació. Des d’Entrapolis pots fer-ho en segons des del teu panell de control, sense necessitat de contactar amb suport.
⚠ Si l’esdeveniment té diverses sessions, pots pausar només la que està afectada, sense tocar la resta.
2. Avalua l’abast del canvi
Abans de comunicar, analitza bé:
- Quines sessions estan afectades?
- A quins assistents cal informar?
- S’oferirà devolució, reubicació o una nova data?
Si necessites ajuda per veure aquesta informació, l’equip de suport d’Entrapolis et pot orientar ràpidament.
3. Prepara els missatges (i les accions)
Un cop tens clar què passa i com es resoldrà, és moment de:
- Redactar un missatge breu, clar i empàtic.
- Escollir el canal més adequat (correu, xarxes socials…).
- Activar la devolució, si és necessari.
- Marcar les noves condicions si hi ha canvi de data.
Tot això ho pots fer des d’Entrapolis, sense haver d’exportar dades a eines externes.
4. Llença la comunicació segmentada
Amb la nostra eina d’enviament de missatges pots comunicar només als assistents afectats. Això evita confusions i millora l’experiència general de l’esdeveniment.
5. Seguiment: atenció i tranquil·litat
Després del primer avís, l’equip d’Entrapolis segueix disponible per ajudar-te a resoldre dubtes puntuals, coordinar noves accions o modificar dades de l’esdeveniment. A més, pots programar una segona comunicació per confirmar la solució adoptada o els nous passos.
Consells per a organitzadors
- Tenir plantilles preparades. No redactis des de zero.
- Assigna un responsable de comunicació interna i externa.
- Centralitza la informació. Millor un missatge clar que diversos de contradictoris.
- Actua ràpid però amb cap. No publiquis res sense confirmar el canvi.
- Mantenir informat el teu equip. Ells també han de saber què dir.
Et seria útil poder enviar SMS urgents als compradors?
En cas de cancel·lacions d’última hora, canvis d’ubicació o imprevistos importants, contactar ràpidament amb els assistents és clau.
Estem recollint opinions per saber si aquesta funcionalitat seria útil per a organitzadors com tu.
- T’agradaria poder enviar SMS urgents a tots els compradors d’un esdeveniment?
- En quines situacions creus que t’hauria estat útil disposar d’aquesta opció?
Explica’ns la teva opinió a l’apartat de FEEDBACK de la plataforma. La teva experiència ens ajuda a seguir millorant Entrapolis.
Gestionar canvis d’última hora en esdeveniments no ha de ser un drama. Amb previsió, eines adequades i un pla de comunicació efectiu, pots mantenir la confiança del públic, fins i tot davant dels imprevistos.
I recorda: no es tracta d’evitar el problema, sinó de resoldre’l amb claredat, empatia i professionalitat. En això es nota un bon organitzador.
Si fas servir Entrapolis, tens moltes eines al teu abast perquè els teus missatges arribin ràpid i sense complicacions.
Prepara’t avui per al que pugui passar demà!
Deixa un comentari