¿Te ha pasado alguna vez que organizas un evento gratuito, se llena tanto que incluso podrías abrir la lista de espera… y a la hora de la verdad, aparece menos de la mitad del público? Esta situación es más habitual de lo que parece. De hecho, ya hablamos de ello en este artículo sobre cómo reducir ausencias en eventos gratuitos, donde compartíamos algunas estrategias prácticas.
Pero hoy queremos profundizar en una solución especialmente eficaz: las entradas con fianza.
En este artículo te explicamos de forma clara y paso a paso qué son, cómo funcionan y por qué pueden marcar la diferencia en la asistencia real a tus eventos. Si organizas actividades gratuitas, esto te interesa (mucho).
¿Por qué las entradas gratuitas a veces no funcionan?
Los eventos gratuitos son una herramienta maravillosa para atraer público, generar comunidad y dar visibilidad a tu propuesta. Pero también tienen un problema: la falta de compromiso real.
Cuando alguien se apunta a un evento gratuito, no siempre siente la obligación de asistir. Al fin y al cabo, no ha pagado nada. Y si ese día surgen imprevistos, el evento suele ser lo primero que se cancela en su agenda.
Este comportamiento provoca lo que se conoce como «no-show»: personas que reservan pero no acuden. Y para ti, como organizador, eso supone sillas vacías, pérdida de oportunidades y una mala planificación de recursos o directamente tirar dinero.
¿Qué son las entradas con fianza?
Una entrada con fianza es una reserva que implica el pago de una cantidad económica simbólica. Esta fianza se devuelve automáticamente si la persona asiste al evento.
✔️ Es decir: no es una entrada de pago, sino una garantía de compromiso.
Este sistema combina lo mejor de dos mundos:
- El acceso gratuito al evento
- El compromiso de acudir porque hay dinero en juego
¿Cómo funcionan las entradas con fianza en Entrapolis?
En Entrapolis puedes activar las entradas con fianza de forma muy sencilla. Por el momento no hay una forma autónoma de generar eventos que tengan entradas con fianza, pero ya tenemos unos cuantos casos de éxito funcionando y que han repetido, por lo que si quieres probarlo no dudes en contactar con nosotros.
El proceso de compra es el mismo que en cualquier otro evento. La diferencia es que el asistente sabe que si acude, recuperará su dinero. Y si no, perderá esa pequeña cantidad que ya habrá pagado por su entrada.
Ventajas de usar eventos con reserva y fianza
Las ventajas de este sistema son muchas, tanto para ti como para tu público:
1. Reduces el «no-show»
Cuando hay dinero en juego, aunque sea poco, el compromiso sube. La tasa de asistencia suele aumentar de forma muy notable dependiendo del importe de la fianza.
2. Planificas mejor
Sabrás con mayor seguridad cuánta gente va a venir y podrás ajustar recursos (espacio, personal, materiales…).
3. No pierdes inscripciones reales ni dinero
Quien se apunta, suele asistir.
4. El público valora más la experiencia
Aunque sea gratuita, la fianza da la sensación de evento de calidad. Mejora la percepción y el compromiso del asistente.
¿Cuándo tiene sentido usar entradas con fianza?
No todos los eventos son iguales, y por eso las entradas con fianza pueden ser una herramienta útil… o innecesaria, según el caso. La clave está en entender bien tu objetivo como organizador y el perfil de tu público.
Úsalas especialmente si:
- Tu evento es gratuito pero con plazas limitadas, y necesitas asegurar que quien reserva realmente asistirá.
- Estás ofreciendo recursos gratuitos o con coste para la organización (por ejemplo, catering, materiales, packs de bienvenida).
- La asistencia es clave para que el evento tenga sentido o funcione correctamente (talleres, formaciones, sesiones participativas…).
En estos casos, la fianza actúa como un compromiso: quien reserva, tiene más motivos para presentarse.
Cómo comunicar la fianza de forma efectiva
Es importante explicar con claridad por qué se pide una fianza, para evitar dudas o desconfianza. Puedes decir algo como:
«Este evento es gratuito, pero pedimos una pequeña fianza de 5 € que se devolverá automáticamente a quienes asistan. Así evitamos ausencias y aseguramos que otras personas interesadas puedan aprovechar la plaza si alguien no puede venir.»
Cuanto más transparente seas, mejor responderá el público.
Casos prácticos: cómo ayuda la fianza en eventos reales
La teoría está bien, pero cuando una herramienta funciona en la práctica, es cuando de verdad demuestra su valor. Las entradas con fianza ya se están utilizando con éxito en eventos reales, y un ejemplo es el del programa “Nits d’Estiu Jove” del Ayuntamiento de Cerdanyola del Vallès.
¿Qué problema tenían antes?
Los jóvenes reservaban entrada para los conciertos o actividades, se agotaban todas las plazas… pero luego muchos no se presentaban. Esto generaba frustración y complicaciones:
- El evento parecía lleno en inscripciones, pero quedaban plazas vacías.
- La organización tenía que dedicar tiempo a llamar a los inscritos para confirmar si realmente vendrían.
- Todo ese esfuerzo suponía una pérdida de tiempo y recursos.
¿Qué solución aplicaron?
Desde hace dos años, el equipo organizador decidió implementar el sistema de entradas con fianza a través de Entrapolis.
Gracias a esta medida, consiguieron:
- Reducir drásticamente las ausencias.
- Evitar llamadas y gestiones innecesarias.
El resultado: mejor planificación, más eficiencia y un público más comprometido.
Este es solo un ejemplo de cómo una pequeña acción (como pedir una fianza simbólica) puede mejorar toda la experiencia, tanto para quienes asisten como para quienes organizan.
Dudas frecuentes sobre las entradas con fianza
¿Y si alguien no puede venir por causa mayor?
El organizador puede decidir si devuelve la fianza en casos justificados. ¿Cuándo se devuelve el dinero? Normalmente, en los días siguientes al evento.
¿Esto genera desconfianza en los usuarios?
Al contrario. Si se explica bien, los usuarios entienden que es una medida de compromiso, no de lucro.
Si quieres evitar ausencias en eventos gratuitos, las entradas con fianza son una solución eficaz, sencilla y bien valorada.
En Entrapolis puedes utilizarlas si tienes el PLAN PRO o ENTERPRISE y adaptarlas a las necesidades de tu actividad, contacta con nosotros.
¡Recuerda! Cuando las personas se comprometen de verdad, tu evento mejora. Más asistentes, más valor y mejor experiencia para todos. Empieza hoy a probar las entradas con fianza con tus eventos gratuitos y verás la diferencia en tus próximos eventos.
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