Organizar un evento gratuito tiene muchas ventajas: facilita la captación de público, aumenta la visibilidad y puede ser un primer paso para fidelizar nuevos asistentes. Sin embargo, hay un problema recurrente que muchos organizadores conocen demasiado bien: mucha gente se apunta, pero luego no aparece.
Este fenómeno, conocido como no show, puede suponer una gran pérdida de recursos y energía. ¿La buena noticia? Hay estrategias simples y eficaces para reducir drásticamente el número de ausencias. En este artículo te explicamos 8 acciones que puedes aplicar desde ya, muchas de ellas 100 % compatibles con Entrapolis.
1. Envía recordatorios automáticos
Muchas personas se inscriben con antelación y luego simplemente se olvidan. Enviar recordatorios automáticos por WhatsApp, correo o incluso SMS puede aumentar considerablemente la asistencia.
Cuándo enviarlos:
- 3 días antes del evento
- 1 día antes
- El mismo día, unas horas antes
2. Solicita confirmación de asistencia
Pide a los inscritos que confirmen su asistencia unos días antes del evento y así sabrás con antelación cuántas personas realmente planean venir o bien que liberen su inscripción si finalmente no pueden asistir para que otras personas puedan inscribirse y asistir.
En Entrapolis podrás consultar qué personas han liberado su entrada o inscripción gratuita.
3. Activa una lista de espera dinámica
Cuando se agotan las plazas de un evento, no dejes el formulario cerrado. En su lugar, activa una lista de espera: las personas interesadas se apuntan, y si alguien se da de baja, se les ofrece su plaza.
4. Entrada con fianza
Usa fianzas simbólicas reembolsables.
Una técnica muy efectiva consiste en cobrar una pequeña fianza (2 €–5 €) al inscribirse. Esta cantidad se devuelve al asistir al evento o al cancelar con antelación.
La fianza no busca recaudar dinero, sino filtrar a quienes realmente tienen intención de asistir y aumentar el compromiso de la persona que se inscribe. Los resultados suelen ser espectaculares: los no shows se reducen a la mitad o menos.
5. Ofrece incentivos por asistir
¿Y si premiaras la asistencia? Algunas ideas:
- Sorteos exclusivos para los asistentes
- Regalos simbólicos al final del evento
- Acceso prioritario a próximos eventos
Aunque el evento sea gratuito, el hecho de “ganar algo” genera un compromiso mayor.
6. Refuerza el valor del evento
Una de las causas más comunes del no show es la percepción de que “como es gratis, no pasa nada si no voy”. Evítalo comunicando bien el valor real del evento:
- ¿Qué aprenderán los asistentes?
- ¿Quiénes son los ponentes?
- ¿Qué testimonios o resultados ha tenido en ediciones anteriores?
No vendas que es gratis, vende por qué vale la pena asistir.
7. Limita las inscripciones por usuario y siempre válida la asistencia.
Evita que la misma persona se apunte a varios eventos “por si acaso” o “haga acaparamiento de entradas” y luego decida a última hora. Algunas estrategias:
- Limitar el número de inscripciones por email
- Revisión manual o validación posterior
- Solicitar confirmación obligatoria antes del evento
En eventos con plazas limitadas, este control puede marcar la diferencia.
Por estos motivos, aunque el evento sea gratuito, Entrapolis siempre recomienda validar las entradas de tus eventos, esto te permitirá conocer mejor a tu público, saber realmente quién asiste cuando se inscribe a los eventos gratuitos e incluso podrías plantearte vetarle si es reincidente en inscribirse y no asistir porque ocupa una plaza a la que nunca asiste.
8. Aprende con encuestas post-evento
Preguntar a quienes no asistieron puede ayudarte a detectar patrones:
- ¿Era mala hora?
- ¿Faltó información?
- ¿Se olvidaron?
Usa herramientas como Google Forms o Typeform. Conocer mejor a tu audiencia te permitirá organizar eventos más efectivos en el futuro.
Como puedes ver, reducir las ausencias en eventos gratuitos es posible. No se trata de hacer milagros, sino de aplicar una combinación de estrategias inteligentes que aumenten el compromiso real.
Empieza probando una o dos de estas técnicas, y verás cómo mejora la asistencia a tus eventos. En Entrapolis te damos las herramientas para que puedas implementarlas de forma sencilla, sin complicarte.
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